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O que é arquivo Eletrônico |
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Como Implantar |
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Vantagens |
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Desvantagens |
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Aspectos Legais |
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Segurança |
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São sistemas que: |
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organizam, |
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recuperam, |
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preservam, |
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permitem ou |
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restringem o acesso a toda e qualquer informação
digital. |
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Todo tipo de arquivo processado em um
computador. Por exemplo: |
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Texto |
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Imagem |
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Sons |
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Planilhas de Cálculo |
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E-mails |
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Através de scanner |
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Através de Câmeras Digitais |
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Através de gravadores de som |
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Identifique todos os meios em que a informação
chega à sua empresa. |
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Correio tradicional |
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Fax |
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e-mails |
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telefonemas |
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Verifique tudo aquilo que você pode receber em
formato digital, por exemplo: |
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notícias podem ser recebidas pela Internet |
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Legislação também |
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Fax e recados telefônicos pode ser recebido pelo computador |
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Escolha um tipo de arquivo para piloto; |
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Dê preferência àquele departamento inovador e
cooperativo. |
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Depois de implantado, os demais vão querer
também |
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Agora responda junto com o usuário: |
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Com que freqüência estes documentos são
pesquisados? |
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Como é arquivado hoje? |
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Como você procura este documento? |
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O que acontece se você não encontra? |
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Em que tipo de mídia ele se encontra hoje? |
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Com que freqüência estes documentos são
pesquisados? |
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Se a documentação sofre pesquisas muito
freqüentes, verifique o período menos pesquisado e comece o trabalho por
ele.Você não quer travar a vida do departamento. |
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Providencie também para que os novos documentos
já sejam arquivados no arquivo digital |
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Em outras palavras, monte seu projeto em duas
frentes: |
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do último documento para o primeiro; (Passado) |
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e do próximo em diante (Novos Documentos) |
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Como é arquivado hoje? |
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Caixas tipo arquivo morto ou de empresas
salva-guarda; |
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gavetas ou estantes com pastas suspensas; |
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gavetas com rolos de filmes; |
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Utilize o mesmo critério para criar lotes de
produção. |
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Crie em sua estrutura de índices, um campo
específico onde você irá informar o endereço físico do original. |
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Como você procura este documento? |
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Por princípio seu usuário espera poder pesquisar
no arquivo eletrônico, da mesma forma que ele pesquisa hoje; no mínimo. |
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Exceto se você encontrar algo muito esdrúxulo e
sem sentido _ o que é improvável, mantenha o método de pesquisa atual e
acrescente todos os outros que você junto com seu usuário entenderem úteis |
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O que acontece se você não encontra? |
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A resposta a esta pergunta, será ou não a sua
justificativa de implantação. |
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Através desta resposta, ou seja; dos problemas e
tarefas demandadas a partir do “não encontrar” um documento, você poderá
avaliar e quantificar os custos atuais. |
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Estes números, em 100% dos casos que avaliamos,
justificam o investimento em aproximadamente 6 meses e a partir de então a
empresa passa a contabilizar reduções de custo. |
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Em que tipo de mídia ele se encontra hoje? |
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Microfilme; |
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Microficha; |
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Unidades de fita magnética |
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Papel |
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Cartões Janela |
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Para cada uma das mídias acima, existe um
equipamento capaz de converter o documento para o formato digital. |
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Um documento papel custa para ser arquivado
U$120.00 ano. |
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Nestes custos são computados: |
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espaço físico ocupado |
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mão-de-obra para arquivamento |
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mão-de-obra para re-arquivamento |
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deterioração do documento |
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Não encontrar um documento tem prejuízos
variáveis de acordo com sua natureza, mas em 100% dos casos gera algum tipo
de prejuízo |
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Redução drástica do espaço físico ocupado com
documentos. |
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Localização instantânea da informação desejada. |
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Segurança de acesso a pessoas autorizadas. |
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Segurança de bloqueio de informações por pessoas
não autorizadas. |
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Manutenção permanente da qualidade do documento
(o documento digital não envelhece) |
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Eliminação do re-arquivamento |
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Acesso simultâneo em redes locais, remotas,
Intranets Extranets e Internet |
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Você se lembra daquela desculpa infalível: |
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"Estamos levantando a informação em
nossos arquivos???" |
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Você pode obter maiores esclarecimentos
sobre o assunto, consultando os sites abaixo: |
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Http://www.update.com.br |
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Http://www.microfilme.com.br |
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Http://www.cold.com.br |
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Http://www.infoimagem.com.br |
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http://www.arquivodigital.com |
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Anotações